وظيفة الكاتب العام من اهم الوظائف في تشكيلة المنظمات، وتحدد مهام هذه الوظيفة في كون صاحبها يتمتع بالشهادة والخبرة التي تجعل منه متعدد الوظائف والمهارات على نحو يجعل منه قادر على ان يكون بديلاً عن اي موظف اداري في اي قسم او شعبة.

ومن اجل ان يتمتع الموظف بالخبرات اللازمة يجب ان يكون حاصلاً على شهادة ادارية عالية كأن تكون شهادة البكالوريوس، وان يكون متخصص في الادارة، كأدارة الاعمال.

من خلال التحصيل العلمي وما يتلقاه في دراسته الاكاديمية ستكون لديه خلفية نظرية عن جملة من الامور الادارية، بعد تخرجه يختبر جميع المجالات الادارية لتتكون لديه الخبرة الكافية التي تجعل منه قادراً على اداء وظيفته على اتم وجه، ولكن يجب ان تتواجد بعض الظروف المناسبة لنجاح العمل ومنها :

1- ان يكون العمل الاداري جاري وفق سياقات ثابتة، حيث لا يشعر الموظف باي تغيير عند الانتقال من مكان لاخر .

2- ان يتم توجيه الموظف في فترة التدريب من قبل شخص متمرس وقادر على اظهار كافة الامور الادارية للمتدرب وبيان اماكن الاخفاق والخطأ لتجنبها.

3- ان يمارس الموظف العمل بحرية وبدون ضغوط في فترة تدريبه، ويتم مراقبته بشكل لا يشعره بالارباك والخوف من الوقوع في الخطأ.

4- تدريب الموظف على ان يكون صاحب بديهية وسرعة في التأقلم مع العمل، وكذلك دعم قدراته على اتخاذ القرارات السريعة.

5- بعد التدريب يجب عرض الاخطاء والتلاعبات في العمل الاداري على الموظفين الذين انهوا تدريبهم وذلك لتعزيز ما اكتسبوه من خبرات ومعلومات عن العمل الاداري.

ومن اجل ان يكون الموظف ناجح في وظيفته، عليه ان يبدء بالعمل في الاماكن التي يعتبرها البعض بسيطة ولا تحتاج الى شهادات اكاديمية ومن ثم الصعود الى الاماكن الاكثر صعوبة، ويمكن ان نحدد هذه الاماكن بشكل عام مع اختلافها من منظمة واخرى:

1- الصادرة والواردة، وهي من اهم ما يجب البدء به لانها تعرف الموظف على الجهات التي يتم مخاطبتها او استلام المخاطبات منها، وكذلك معرفة اسماء الاقسام والشعب والوحدات وتعرفه ايضاً على اسلوب المخاطبات، وتعرفه على المسميات وابواب الصادرة والواردة وتعرفه على الموظفين العاملين في المنظمة.

2- تحرير وطباعة الكتب، ومن هنا يبدء باكتساب المهارات في تحرير الكتب الرسمية والاوامر الادارية وكيفية اعداد الاجابات.

3- شؤون الموظفين، وهنا ينتقل الى معرفة كيفية احتساب الخدمة ورصيد الاجازات والراتب وكيفية احتساب الترقية وكذلك التشكرات والعقوبات التي ينالها الموظف، وهذا سيتطلب منه معرفة القوانين النافذة في بلده ومنظمته من اجل العمل بموجبها.

4- الملفات الشخصية، وهنا سيتعلم كيفية ارشفة الكتب وكيفية حفظها وطرق المحافظة عليها من التلف.

5- التقاعد، سيعلم الموظف اهمية الكتب التي تحفظ في الملفة الشخصية وما تأثير ضياع هذه الكتب على الموظف المراد احالته على التقاعد.

6- المخازن، ومنها سيتعلم كيفية اجراء الادخالات والاخراجات المخزنية وبدوره سيتعلم انواع المواد المدخلة وكيفية خزنها وايها يتقادم وايها يتلف وكيفية معالجة حالات تلف المواد.

بعد كل ذلك وعندما تمر عدة سنوات على الموظف وهو يؤدي واجبه في وظيفة الكاتب العام سيتم ترقيته ليصبح مديراً، وعندها سيكون قادر على الادارة لمعرفته بخفايا الامور وكافة التفاصيل الصغيرة والمعقدة مما يجعله محمياً بالكامل من اي موظف يحاول التلاعب به وكذلك يجعله قادراً على التدريب والتوجيه لمن هم دونه.

سبق وان طبقت هذه الفكرة في مكان عملي، ونجحت في ان اوجد عدة موظفين قادرين على اداء عدة مهام في داخل الشعبة ليكونوا بدلاء لبعضهم في اي وقت. وهذه التجربة من انجح التجارب التي اديتها على نفسي اولاً مما اعطاني القدرة على ادارة اصعب الشعب واعقدها مما جعلني في حينها اصغر مدير شعبة يتسنم المنصب بعمر 31 سنة وبعنوان وظيفي رئيس ملاحظين .

والحمد لله رب العالمين