الرقابه وتقييم الاداء 

- تعتبر وظيفه الرقابه احد عناصر العمليه الاداريه التي تهدف الى دقة تنفيذ الاهداف المخططه ، فالمنظمه تبدا نشاطاتها المختلف بتحديد الاهداف التي تريد تحقيقها في الآجال المختلفه وهو ما يعرف بالتخطيط ، وتعمل على دراسه المتغيرات البيئيه المحيطه حتي تستطيع ان تحقق التكيف بين المنظمه والبيئه المحيطه من خلال دراسه متعمقه للفرص والقيود وذلك من خلال التخطيط  الاستراتيجي .  كما ان  الرقابه تهدف ايضا الى تحقيق ما يلي :

1- التعرف على مختلف انواع المشكلات التي تعوق المنظمه عن تحقيق اهدافها وتحديد افضل الطرق للتغلب عليها

  2-  اكتشاف الاخطاء المختلفه التي تصاحب عمليه التنفيذ وتصحيحها فور وقوعها والرقابه الفعاله هى التى تكتشف ايضا الاخطاء قبل وقوعها وتمنع حدوثها وهي ما يطلق عليها الرقابه المانعه

3-  التاكد من دقه تنفيذ مختلف العمليات الفنيه المصاحبه لتحقيق الاهداف  و تصحيح الانحرافات اولا بأول حتى لا يؤثر على الاداء الكلى للمنظمه

4- التاكد من دقة تنفيذ الاداء والتعليمات الصادره الى العاملين وبصفه عامه فيما يتعلق بحسن اداره الموارد الماليه المتاحه تجنبا لزياده المصروفات بدون مبرر

5- تساعد الرقابه ايضا في تقييم اداء العاملين والمديرين والتحقق من  مقدرتهم على انجاز الاعمال بفعاليه

 6- يؤدي تحقيق الاهداف التي تتضمنها خطه العمل الى الحفاظ على حقوق ومصالح جميع المشتركين في تنفيذ الخطه

7- التاكد من تحقيق الانسجام والتكامل بين جميع الاطراف المشتركه في تنفيذ الخطه من خلال التعرف على المشكلات التي تواجه التنفيذ وحلها اول باول

8- الرقابه هي وسيله الاداره لتقييم  و متابعه تنفيذ الاداء الكلى للمنظمه والتاكد من ان جميع الانشطه تتم وفقا للخطط المحدده مسبقا وان التعليمات والقرارات تنفذ بدقه وان الاهداف المختلفه التي تسعى اليها المنظمه سوف تتحقق

- مفهوم الرقابه :

- تعددت مفاهيم الرقابه فالبعض يرى ( انها تلك العمليه التي تستهدف التحقق من ان ما كان يجب أنجازه قد انجز بالفعل ) والبعض الاخر يرى انها ( قياس وتصحيح اساليب اداء المرؤوسين من اجل التاكد من ان اهداف المشروع والخطط الموضوعه قد انجزت بشكل اقتصادي وفعال )

- ويمكن ان نتبين من المفاهيم السابقه ما يلي :

1- تهدف الرقابه بصوره اساسيه الى التاكد من ان التنفيذ الفعلي مطابق للاهداف المخططه وهذا يتطلب القيام بوظيفته الرقابه التي تهتم بقياس الاداء الفعلى و تصحيح الانحرافات والعمل على منع تكرار حدوثها في المستقبل

2- حتى يتمكن المدير في المنظمه من القيام بوظيفته الرقابه على الوجه الاكمل لابد من توافر ما يلي :

- التحديد الواضح للمعايير (كما/نوعا)  والتي سيتم على اساسها قياس الاداء الفعلى

- مقارنه الاداء الفعلي بالمعايير السابق تحديدها ويجب مراعاه عدم تعارض هذه المعايير مع الخطط والاهداف المراد تحقيقها 

- تقييم الاداء الكلى من خلال المقارنه بين الاهداف التي تحققت والاخرى المخطط لتحديد المخططه لتحديد مقدار الانحرافات السلبيه والايجابيه حتى نتمكن من اتخاذ اجراءات التصحيح الملائمه 

- اتخاذ الاجراءات المناسبه لتصحيح الانحرافات ومتابعه التنفيذ للتاكد من تحقيق الاهداف المخططه بفعلها وكفاءه 

3- تتوقف فعالية عمليه الرقابه على وجود نظام للمعلومات و قاعده البيانات يساعد على توفير كافه المعلومات عن مختلف الاعمال المطلوب انجازها داخل المنظمه وبذلك تضمن سرعه الكشف عن الانحرافات واتخاذ الاجراءات التصحيحيه المناسبه

4- الرقابه مسئوليه جميع المديرين في مختلف المستويات داخل المنظمه ولا بد من إلتزام الجميع كل في مجال تخصصه بالقيام بوظيفه الرقابه حتى تتاكد من تنفيذ الاهداف على الوجه الامثل

* نظام المعلومات الاداريه ويشمل نظام المعلومات الاداريه على مجموعه من النظم الفرعيه تتكون من

1- نظام المعلومات الماليه

2- نظام المعلومات التسويقيه

3- نظام المعلومات الانتاجيه

  4- نظام معلومات العمليات المساعده

5- نظام معلومات الافراد

6- نظام معلومات البحوث والتطوير

  * الحاجه الي الرقابه:

- تسعي جميع المنظات الي التأكد من سير عملياتها المختلفه وفق الخطط الموضوعة ، وهي في سبيل ذلك تستخدم الرقابه كوظيفه تهدف الي الكشف عن الانحرافات فور وقوعها واتخاذ الإجراءات التصحيحية المناسبه لضمان الكفاءه في استخدام الموارد المتاحه ، والرقابه الفعاله هي التي تكتشف الأخطاء قبل وقوعها وتسعي الي منع حدوثها ، حتي لا يؤثر ذلك علي الاداء العام للمنظمه . وتزداد الحاجه الي الرقابه في المنظمات كبيرة الحجم والتي تتعدد فيها مستويات السلطه ، ويتطلب الامر التأكد من سير الاعمال وفق الخطط الموضوعة مسبقا ، ولابد من توافر المعايير الدقيقه التي تعكس بوضوح تام طبيعة الأنشطه المراد قياسها وتقييمها ، وأن ترتبط مباشرة بالاهداف المراد قياسها، حيث ان التحديد الواضح للمعايير يساعد علي دقة اختيار المعلومات التي تساعد في اتخاذ إجراءات التصحيح المناسبه لكي نتمكن من الحكم الصائب علي دقة وسلامة التنفيذ . وتهدف الرقابه الي المتابعه الدقيقه لأنشطة المنظمه المختلفه وبصفه خاصه تلك الانشطه الاستراتيجيه ذات التأثير الجوهري علي أداء المنظمه بشكل عام ، ويشترط توافر المعايير الملائمه لطبيعة تلك الانشطه ، حتي تتمكن من تحقيق الفعالية لعملية الرقابه ، كذلك لابد من توافر عنصر المرونه حتي يستطيع النظام الرقابي تحقيق التكيف مع المتغيرات المختلفه التي تحيط بالمنظمه وتؤثر علي أدائها لأنشطتها المختلفه ، ولابد أيضا من من مراعاة تكاليف النظام الرقابي وإمكانية القيام بعمليات قياس ومتابعة الاداء بالدقه المطلوبه .

* أهم العوامل التي تؤكد الحاجه الي ضرورة الرقابه :

 1- التعرف علي المشكلات التي تعترض المنظمه بمختلف مستوياتها الاداريه وتعوقها في تحقيق اهدافها

2- اكتشاف الاخطاء المصاحبه لعملية التنفيذ فورا / او قبل وقوعها واتخاذ الإجراءات التصحيحية المناسبه

3- التأكد من دقة تنفيذ العمليات الفنيه وانها تتم وفقا للخطط المحدده مسبقا

4- التأكد من دقة تنفيذ التعليمات والاوامر الصادره الي العاملين في مختلف المستويات الإدارية

5- تحقيق الانسجام والتكامل بين جميع المستويات الإدارية المشاركه في تنفيذ الخطه ، والتأكد من دقة تنفيذها للمهام المحدده لها ومساهمتها الفعاله في تحقيق الاهداف الكليه للمنظمه

  6- المساعده في عمليات تقييم اداء المديرين والعاملين بالمنظمه ، والتأكد من حسن أدائهم للاعمال والانشطه المختلفه المطلوبه منهم

  7- المتابعه الشامله لجميع العمليات التي تتم في المنظمه والتأكد من دقة تنفيذها

 8- توجيه سلوك جميع العاملين بالمنظمة نحو تحقيق الاهداف ، من خلال المتابعه المستمرة والقياس الفعلي للاداء وتصحيح الانحرافات بصوره دوريه

9- تحقيق الكفاءه في استخدام الموارد المتاحه ( ماديه/بشريه)

10- دعم التفوق في الاداء من خلال تصحيح الانحرافات عن الخطه بشكل دوري 

* الشروط الواجب توافرها في نظام الرقابه :

تهدف وظيفه الرقابه بصوره اساسيه الي التحقق من انجاز الاهداف المخططه بكفاءه وفعاليه ، والي تصحيح الانحرافات للوصول الي الاداء الامثل للاهداف ، لذلك يجب ان تتوفر مجموعه من الشروط في النظام الرقابي لأداء وظيفته علي الوجه الاكمل كما حددها الخبراء ومنها :

1- الأرتباط الواضح بطبيعة النشاط

  2- سرعة الكشف عن الانحرافات

3- المرونه

4- الموضوعيه

5- الكفاءه في استخدام الموارد

6- الإتفاق مع البنيان التنظيمي

7- الوضوح وسهولة الفهم

8- تصحيح الأخطاء

* أنواع الرقابه

- تهدف الرقابه الي سرعة الكشف عن الانحرافات ، وتعتمد هذه العمليه بصوره اساسيه علي كيفية قياس ومتابعة الاداء والتي بدورها تحدد الانواع المختلفه للرقابه ، وتوجد انواع مختلف من الرقابه  وفقا لعدد من العوامل مثل نوع النشاط ، التوقيت ، الاسلوب المستخدم ،...... ويمكن تصور انواع الرقابه طبقا للتوقيت علي النحو التالي : 

1- الرقابه المبدئيه (المانعه)

 2- الرقابه المتزامنه (الحاليه)

3- الرقابه بالتغذية العكسيه

  أولا : الرقابه المبدئية

وتهدف بصوره اساسيه الي منع حدوث الانحرافات في الموارد المستخدمه سواء فيما يتعلق بالكميات أو الجوده وذلك قبل وأثناء عملية التشغيل

- ادوات الرقابه المبدئية

وتستخدم الوسائل التاليه للتأكد من حسن استخدام الموارد المتاحه

1- سياسات الموارد البشريه المختلفه وبصفه خاصه سياسة الاختيار والتعيين والتي تكفل الحصول علي موارد بشريه مناسبه حيث تتلائم قدراتها مع طبيعة الانشطه والمهام المطلوبه لتحقيق الاهداف

2- الاختيار الامثل للمساعدين والمديرين والذي يتم اختيارهم لانجاز مختلف العمليات

3- اجراءات فحص ورقابة جودة المواد المختلفه المستخدمه في العمليات الإنتاجية . وذلك للتأكد من المطابقة للمواصفات 

4- التحقق من توافر الموارد الماديه اللازمه للقيام بالانشطه الانتاجيه المختلفه  ، وبصفه خاصه الموازنات الماليه والرأسمالية 

ثانيا : الرقابه المتزامنه

 ويقصد بها الرقابه التي تتزامن مع وقت حدوث الانشطه والعمليات الانتاجيه المختلفه في المنظمه ، وتهدف الي الارشاد والتوجيه المستمر للتأكد من تحقيق اهداف الخطه ، وتعتمد المعايير المستخدمه في هذه المرحله علي بطاقات وصف الوظيفه والسياسات العامه والفرعيه الموضوعه علي مختلف المستويات الإدارية

- ادوات الرقابه المتزامنه

تستخدم مجموعه من الادوات تهدف بصوره اساسيه الر التأكد من دقة السلوك الوظيفي للعاملين ، أبرزها عباره عن : 

1- التوجيه الفعال للعاملين لارشادهم الي افضل الطرق لأداء مختلف الاعمال

2- القياده للتأثير عليهم والتوجيه نحو تحقيق الاهداف بفعاليه

3- يبرز دور المشرفين لتحسين الاداء الكلي للعاملين

ثالثا: الرقابه بالتغذيه العكسيه

تتطلب توافر معلومات عن معايير جودة المخرجات ، وهي تركز علي النتائج النهائية المحققه وهي تتضمن عملية الحصول علي الموارد المختلفه أيضا علي كفاءة تشغيل تلك الموارد  - ادوات الرقابه بالتغذيه العكسيه تستخدم الرقابه في هذه المرحله العديد من الوسائل منها : 

1- التحليل المالي 

2- تحليل التكلفه والعائد

3- أدوات الرقابه الإحصائيه 

4- تقييم اداء العاملين 

* أنواع الرقابه  ويتم تقسيمها وفقا للاسلوب المتبع الي 

أ- الرقابه بالملاحظه الشخصيه

ب- الرقابه بتقارير الاداء 

* تقسيم الرقابه حسب نطاقها الي :

 1- الرقابه الشامله 

2- الرقابه بالإستثناء 

* تقسيم الرقابه حسب الوظيفه

1- الرقابه الاداريه

2- الرقابه المحاسبيه

* تقسيم الرقابه حسب الجهه القائمه بالرقابه

1- الرقابه الداخليه  2

- الرقابه الذاتيه

* تقسيم الرقابه حسب المجال 

1- الرقابه علي الانتاج 

2- الرقابه علي المخزون 

3- الرقابه الماليه

4- الرقابه علي الافراد 

* تقسيم الرقابه حسب المصادر

1- الرقابه التشريعيه

2- الرقابه القضائيه 3

- الرقابه الاداريه  4

- الرقابه المصرفيه

* تقسيم الرقابه حسب التنفيذ 

1- الرقابه التشغيليه

2- الرقابه التخطيطيه

* مجالات الرقابه 

تشمل وظيفة الرقابه كافة الانشطه والعمليات داخل المنظمه مثل الانتاج، التسويق، المبيعات ، الافراد ، الماليه ،...... وتهدف الي دقة التنفيذ ، ويمكن تقسيم أهم مجالات الرقابه الي ما يلي :  1

- الرقابه في مجال التسويق

وتتم من خلال مجموعه من الاساليب منها

- مقارنة المبيعات المحققه بالمخطط لها

- مقارنة المبيعات الحاليه بالاعوام السابقه 

- الرقابه علي النشاط الاعلامي للتأكد من كفاءته في خلق الرغبه لدي العملاء

- التأكد من سلامة السياسات التمويليه بالنشاط التسويقي

2- الرقابه الماليه : وتشمل

- الرقابه علي الايرادات

- الكفاءه في استخدام النفقات

- معدل دوران الاصول

- معدلات السيوله النقديه

- معدل دوران رأس المال العامل

3- الرقابه علي الانتاج : وتشمل

- حجم الانتاج

- مدي استخدام الطاقه المتاحه

- تطور الانتاج (الكميه/النوع)

- الرقابه الاحصائيه للجوده

- التنوع (خدمات/سلع)

4- الرقابه علي الموارد البشرية : وتشمل

- تطور انتاجية العامل

- معدل دوران العمل

- معدلات الغياب

- تكور تكلفة الأجور

- عدد العاملين 

5- الرقابه علي المشتريات : وتشمل

- أسعار الشراء

- مدي انتظام أوامر االتوري

- مقارنة كمية المخزون / قيمة المخزون

- دراسة شروط وأتفاقيات الشراء

6- الرقابه علي المبيعات : وتشمل

- حجم وتكلفة المبيعات

- نسبة مردودات المبيعات

- نسبة شكاوي العملاء

* خطوات الرقابه

1- تحديد مجال الرقابه

2- وضع معايير الرقابه

3- قياس الأداء

4- تقييم الاداء

5- تصحيح الانحرافات