تعتمد مهام السكرتير على مجموعة متنوعة من المهارات الوظيفية التي تتراوح بين المهارات الناعمة والمهارات الصلبة، إذ غالباً ما يكون للسكرتارية الكثير من المهام الإدارية، مثل إدارة المكتب أو القسم التنفيذي لشركة ما، ومراجعة المسؤوليات الكتابية المتعلقة بسير أنظمة العمل الرئيسية.

في معظم الأحيان تكون مهام السكرتير التنفيذي أو الإداري التي يجب القيام بها غير مشاهدة أو مرئية للجمهور، لكن ومع ذلك لا يمكن إنكار الدور الحيوي الذي يعتمد تمام الاعتماد على مهام ومسؤوليات السكرتير، ناهيك عن دوره في مساعدة الشركات مهما كان حجمها على النجاح والبقاء ضمن المسار الصحيح.

تسلط هذه المقالة الضوء على مفهوم وظيفة السكرتارية، ومهام السكرتير، بالإضافة إلى أهم الأدوار والمسؤوليات التي يجب أن يدركها كل من يريد أن يعمل ضمن هذا المجال.

لكن في البداية دعونا نجيبُ على السؤال البسيط الآتي:

من هو السكرتير (The Secretary)؟

يمكن تعريف السكرتير التنفيذي بأنَّه الشخص أو الموظف الإداري الذي يؤدي الكثير من المهام في مكاتب الشركة، منها توفير الدعم والمساعدة لمعظم أقسام الشركة، أيضًا الحفاظ بشكل رئيسي على عمل القسم الإداري، فضلاً عن استلام وإدارة مسؤوليات وواجبات إضافية هامة تبعاً لطبيعة وحجم عمل الشركات ومهامها.

فمثلاً، قد تختلف مهام السكرتير ضمن الهيئات الحكومية عن مهام السكرتير في القطاعات الخاصة.

ما هي أهم 7 واجبات مشتركة للسكرتير؟

تقتضي مهام السكرتير الوظيفي مساعدة ودعم مدير الشركة لضمان تحقيق عوامل نجاح العمل الإداري وهذا بوجه العموم، أما بوجه الخصوص فكما أسلفنا أعلاه، تختلف مهام ومسؤوليات وظيفة السكرتارية باختلاف عدة عوامل بحسب مكان العمل، ولكنها تشترك بمجموعة مهام، إليك قائمة بأبرزها:

1- الرد على المكالمات الهاتفية والرسائل النصية:

تُعتبر السكرتارية هي صلة الوصل التنفيذية بين الشركة ومختلف الجهات الخارجية، مثل الشركاء أو العملاء أو الأشخاص الذين يستفسرون عن منتجات الشركة.

تختلف طرق المراسلات والتواصل مع الشركة يومياً، فقد تكون مكالمات هاتفية أو رسائل نصية أو رسائل عبر البريد الإلكتروني.

لذا يجب أن يمتلك السكرتير القدرة على معالجة المكالمة، إما بالإجابة عليها، أو بتوجيهها نحو القسم المسؤول في حال لم يستطع الإجابة على الاستفسارات المطروحة.

على سبيل المثال، قد يتلقى السكرتير شكوى ما بخصوص أحد المنتجات، فيحولها إلى قسم الشكاوي الذي بدوره يعالج هذه المشكلة، كما قد تحتاج كسكرتير إلى بعض الخبرة لكي تستطيع تحديد الفرق بين الاتصالات العاجلة الضرورية والاتصالات العادية.

2- إدارة وتنظيم ملفات الشركة ووثائقها:

يعتبر الاهتمام بتنظيم وترتيب المستندات والملفات والوثائق الخاصة بالشركة والاحتفاظ بها أمراً بالغ الأهمية، وهذا الأمر يدخل ضمن مهام السكرتير، بالإضافة إلى استقبال وإرسال المستندات من وإلى العملاء.

مثلاً، يتولى السكرتير القانوني مهام الحفاظ على المستندات والسجلات القانونية التي تهتم بعمل الشركة.

لذا في فرص العمل، غالباً ما يُطلب ممن يشغل وظيفة السكرتارية امتلاك بعض المهارات التقنية اللازمة، وأشهرها برامج مايكروسوفت أوفيس Microsoft office الشهيرة مثل Excel و Word وذلك لإعداد الملفات والوثائق وجداول البيانات، ويجب على السكرتير أن لا ينسى تدقيق جميع الملفات في النهاية.

3- استقبال الموظفين الجدد أو الضيوف:

بالإضافة إلى مهام السكرتير الإدارية، قد يكون من واجبه استقبال الضيوف التي تأتي للشركة ضمن مواعيد محددة، على سبيل المثال من الممكن أن يستقبل السكرتير العملاء ويوجههم لما يريدونه من الشركة، وقد يستقبل الموظفين الجدد في أيامهم الأولى ويساعدهم على الاستقرار وعلى إيجاد طريقهم ضمن الشركة.

تجدر بن الإشارة إلى أنه وبسبب الأهمية الكبيرة للاستقبال الجيد في المحافظة على صورة العلامة التجارية، وفي جذب العملاء الجدد والمحافظة على العملاء الحاليين، فإنَّ معظم الشركات أصبحت اليوم توظف سكرتيراً يعمل في الاستقبال فقط.

4- تنظيم الاجتماعات وجدولتها:

تنقسم مهام السكرتير في الاجتماعات إلى قسمين؛ الأول هو تنظيم المواعيد وجدولتها وإخبار الأشخاص المعنيين بحضور الاجتماع بكافة التفاصيل.

القسم الثاني هو تنظيم ما يحدث داخل الاجتماع، مثل التعريف بمحاور الاجتماع، وتدوين الملاحظات المهمة للشركة، بالإضافة إلى وضع تقرير شامل يشرح نتائج الاجتماع.

على سبيل المثال، قد يُعقد اجتماع بين رئيس القسم القانوني في الشركة ومجموعة من المحاميين في بلد آخر لافتتاح فرع جديد للشركة، سيدور الاجتماع حول الشؤون القانونية التي لا يجب مخالفتها، هنا يأتي دور السكرتير الفعال لتدوين الملاحظات وإعداد تقرير نهائي وإرساله إلى الإدارة العُليا والرؤساء التنفيذيين في الشركة.

5- طلب اللوازم والحفاظ عليها:

في بعض الأحيان، قد تتضمن مهام السكرتير تقديم طلبات للإدارة العليا لإجراء بعض الصيانة على معدات المكتب، أو لشراء لوازم ومعدات جديدة.

على سبيل المثال، كسكرتير في مكتب ما ضمن الشركة، قد تحتاج إلى العديد من المستلزمات المكتبية مثل الورق والأقلام والحبر ومقاعد الاستقبال وغيرها من الإمدادات اللازمة والضرورية للعمل.

على الرغم أنَّ هذه المهمة تعد من مهام السكرتير، إلَّا أنَّ معظم الشركات الآن توظف شخصاً مسؤولاً عن متابعة كافة المستلزمات والمعدات ضمن الشركة والاهتمام بصيانتها أو تجديدها.

6- تكوين علاقات مهنية مع الشركات الأخرى:

إنَّ العلاقات المهنية بين المؤسسات أحد أعمدة النجاح لأي مؤسسة أو شركة، ويعد إنشاء علاقات مع المنظمات الأخرى من مهام السكرتير.

مثلاً، قد تحتاج الشركة ضمن سلسلة توريد معينة إلى خبير في مجال الأغذية، ولا يوجد في الشركة أحد يمتلك هذه الخبرة، هنا يأتي دور السكرتير لطلب المساعدة من إحدى الشركات الصديقة، والذي قد يقابله مقابلًا ماديًا في الغالب.

7- المساعدة في المهام الصغيرة للمشاريع:

أحياناً، قد يحتاج المدير التنفيذي للمشاريع في الشركة إلى المساعدة من السكرتير، وذلك لأداء مهام صغيرة لا يملك الوقت لإكمالها نظراً لانشغاله بمشاريع أكبر، لذا بالنسبة للمديرين التنفيذيين فإنَّ هذه المساعدة لا تقدر بثمن.

فمثلاً، قد يحتاج مدير تنفيذي في قسم الإنتاج لتنظيم جدول الأعمال الخاص به، أو إعداد بعض التقارير والمستندات على شكل ملفات word أو pdf، أو طباعة بعض المعاملات والأوراق، فيقع على عاتق السكرتير التنفيذي العام مساعدته في ذلك.

ما هي متطلبات مهنة السكرتارية؟

يمكن لأي شخص يريد أن يعمل كـ سكرتير في المكتب أن يتعلم هذه المهنة في فترة لا تتجاوز ثلاثة أشهر، ولكن بشرط أن يمتلك المهارات الأساسية في الحاسوب وبعض المهارات الأخرى، بالإضافة إلى شهادة المدرسة الثانوية.

لذا مؤخرًا تمَّ توظيف الكثير من الأشخاص في مجال السكرتارية ممن لديه شهادة جامعية، ويعود السبب في ذلك إلى أن معظم طلاب الجامعة يتحملون ضغط مشابه لضغط العمل، ولديهم مهارات جيدة في الحاسوب، ولديهم القدرة على اكتساب أي مهارة جديدة قد تُطلب منهم.

أي دون امتلاك خلفية علمية معينة، يصبح من الصعب جداً العمل كسكرتير في بعض المجالات مثل المجال الطبي أو المجال القانوني، نظراً لضرورة حفظ الكثير من المعلومات الدقيقة والمصطلحات العلمية.

ختاماً، من المفترض أنك الآن أصبحت أكثر دراية حول أداء صفات السكرتير ومهامه، كما نريد التنويه إلى أن عمل السكرتير الناجح يُعتبر من الوظائف الجيدة من ناحية الدخل بالمقارنة مع الجهد.

لكنه بالطبع كأي مهنة أخرى يحوي مجموعة من التحديات التي قد تواجهك وأنت في طريقك لاحترافه، لذا للتغلب عليها وإتقان جميع مهام السكرتارية ننصحك بحضور دورة إدارة المكاتب في اسطنبول.