تتحدث المقالة عن خبرة عملية ببعض المشاكل والعيوب المشتركة في البرامج المحاسبية من واقع العينة التي خبرتها في حياتي العملية، والنصائح التي أوجهها للمقبلين على شراء برنامج محاسبي جديد.

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته

بسم الله والصلاة والسلام على #رسول_الله صلى الله عليه وسلم وبعد:

عيوب البرامج المحاسبية:

من خبرتي في #البرامج_المحاسبية أستطيع أن أقول أن لكل برنامج مهما بلغ من الإتقان عيبان مشتركان:

1- عيوب خاصة بكل برنامج محاسبي:

ترجع إلى التصميم من الأساس وهو الأمر الذي قد لا يتناسب مع متطلبات عمليات #المحاسبة_المالية الخاصة بشركتك أو منشأتك وينعكس ذلك على خطوات أو مراحل تسجيل العمليات المالية المحاسبية ويمكن في هذه الحالة الرجوع إلى المبرمج للتعديل حسب الطلب أو تلقي التحديثات التي تعالج هذه العيوب فمثلا:

عملت على برنامج كان لا يقوم بالترحيل الفوري لعمليات العملاء حتى اعتماد الترحيل من مدير الحسابات على البرنامج مما يبقى أرصدة العملاء كما هي ويؤخر عملية المتابعة اللحظية التي تطلبها الإدارة أو المصادقات في حال التواصل مع العميل.

2- أن لكل برنامج طريقة غير مباشرة في التعامل"لفة":

يعني طريقة غير مباشرة أو حيلة في تنفيذ بعض الأوامر والقيود خاصة إن كان البرنامج مصمما على طريقة معينة في #المحاسبة فيجبرك على التزام بعض المراحل التي ربما لا تكون بحاجة إليها في الواقع فتضطر لمجاراة البرنامج حتى الخطوة التي تريد.

أو إذا كان البرنامج أصلا لم يصمم لبلدك فتضطر للتحايل عليه حتى تنفذ ما تريد كما في مسألة #الضرائب على المشتريات الغير موجودة في #كويك_بوكس 12، ومسألة حساب #متجمع_الإهلاك اللذي يخصم من قيمة الأصل واللذي تقوم بتصميمه بنفسك بدلا من الاعتماد على خاصية متاحة لكن غير كافية لإدارة الأصول في كويك بوكس وبناء عليه تقوم بعمل ثلاثة حسابات: صافي الأصل سيارات مثلا ومن تحته حسابان: حساب لقيمة شراء السيارة وحساب آخر لمتجمع إهلاكها بحيث يؤدي ذلك بعد عمل القيود على الحسابين الفرعيين إلى ظهور قيمة الأصل بالصافي في الحساب الرئيسي بالميزانية.

نصائح قبل شراء البرامج المحاسبية:

أنصح عند شرائك برنامجا محاسبيا بأن تدع المحاسب يجربه لمدة شهر على الأقل ليرى العيوب والمميزات ويقيمها مقارنة بثمن البرنامج ويقيم خدمة العملاء لدى الشركة المصممة في التعامل مع العيوب التي ظهرت وهل سيقومون بالتحديث مجانا أو بمقابل لمعالجة هذه العيوب وأيضا بالنسبة للتحديثات الدورية هل ستكون مجانا أم بمقابل وهل هناك زيارة دورية بعد التسليم لمتابعة عمل البرنامج أم لا.

أيضا من الأهمية بمكان مراعاة أن يكون البرنامج متخصصا في المجال الذي تعمل به (إلا أن تكون حاجتك بقدر الأمور المالية العامة فيكفيك برنامجا بسيطا أو حتى إكسيل)، فمثلا يصلح كويك بوكس لمجالات عديدة منها المحاسبة عن الجمعيات الخيرية، لكن رغم ذلك إن بلغ التعقيد في العمليات مبلغا معينا أو كانت قاعدة بيانات المتبرعين ضخمة فهنا ينصح بأحد البرامج المتخصصة بدلا عنه.

ولمعرفة كيفية التعامل مع برنامج كويك بوكس المحاسبي للجمعيات الخيرية يمكنك مشاهدة هذه الدورة المجانية:

دورة كويك بوكس المحاسبي | الجمعيات الخيرية وغير الربحية

كما أنصح في حال ما قررت استلام البرنامج أن تستلمه على مراحل مقابل دفعات من الثمن حتى تتيقن بأنه البرنامج المناسب لك ولمنشأتك.

لاحظ أن بعض البرامج في السوق تكون غير مكتملة المراحل وبالتالي يكون الثمن أقل قليلا من الحزمة كاملة لعدة أسباب منها: أن لكل منشأة متطلباتها فلا داعي لأن تدفع أكثر وأنت بحاجة لمميزات أقل، أيضا هناك حالة قابلتني أن المصمم لم يكمل البرنامج بعد في انتظار بيع المراحل غير المكتملة ليستطيع توفير المال ومتابعة العمل على البرنامج حتى يصل لمنتهاه وأنت مخير هنا بين خيارين إما أن ترفض شراءه أو تقوم بدور الداعم لهؤلاء المبرمجين وتصبر على هذا النقص حتى يتم توفير شيئا ترتضيه وبالطبع يمكن أن تكون لك الأولوية في هذه الحالة في طلب بعض الخصائص على مقاسك قبل أي أحد في السوق.

شاركونا خبرتكم في هذا الموضوع على وسم:

#خبرتي_مع_البرامج_المحاسبية