المهمة الختامية للمساق الثالث : بناء العلاقة بين و مع أصحاب المصلحة

إدارة أصحاب المصلحة

إعداد/ ياسر علي غالب القاضي

المحتويات

المقدمة.

تعريف أصحاب المصلحة

تعريف إدارة أصحاب المصلحة.

تحديد أصحاب المصلحة .

إشراك أصحاب المصلحة.

التواصل مع أصحاب المصلحة.

الخاتمة

المقدمة:

أدت الادوار التي تلعبها أصحاب المصلحة في التفاعل و التأثير المتبادل بينهم و بين المشروع الأمر الذي بدونة لن تتمكن المشاريع من الاستمرار في نشاطها وتعد إدارة أصحاب المصلحة و تحديد أصحاب المصلحة و تحليلهم و تحديد كيفية إشراكهم في المشروع و الجهة المعنية و أفراد و مجموعات التي لها مصلحة في المشروع من خلال التفكير في متى و كيف سيتم إشراكهم وهناك قول شائع أن ما يصل إلى 90% من وقت مدراء المشاريع يتم قضاؤه في التواصل . إن إبقاء اصحاب المصلحة المؤثرين و المشاركين في علاقات إيجابية طويلة الأمد أمر مهم لنجاح المشاريع حيث يتم بناء الثقة من خلال التواصل الجيد .

تعريف أصحاب المصلحة:

هم شخص او مجموعات الذين لديهم مصلحة في المشروع و يمكن أن يؤثرون او يتأثرون بالمشروع و هم ( المستخدمين ، الحوكمة ، مقدمي الخدمات ، المؤثرين ، المعتمدين و داعمي الاستدامة.

يمكن ان يكون اصحاب المصلحة داخل المشروع او خارجه .

اصحاب المصلحة الداخليين : هم الاشخاص الذين تأتي مصلحتهم من خلال المشروع مباشرتا كالموظفين ، الحوكمة ، مقدمي الخدمات و أصحاب المصلحة الخارجيين هم الأشخاص الذين لا يعملون مباشرة مع المشروع ولكنهم يتأثرون بطريقة ما بتصرفات و نتائج الأعمال ويعتبر داعمي الاستدامة ، المستخدمين ، المؤثرين ، المعتمدين و المجتمعات المحيطة من أصحاب المصلحة الخارجيين.

تعريف إدارة أصحاب المصلحة:

يعرف فريمان وآخرون إدارة أصحاب المصلحة على أنها جميع الممارسات التي تعمل على فهم العلاقات المتشابكة بين المؤسسة و أصحاب المصلحة و تحليل التفاعلات الناتجة عنها لخلق القيمة و أتخاذ القرارات الاستراتيجية تبعا لهذا التحليل .

و يرى فريمان بضرورة إدراج هذه الممارسات تحت سقف إدارة مستقلة في المؤسسات او على الأقل ممارستها بشكل ضمني فيها.

و تعرف ايضا: على انها وسيلة لفهم النظام الاجتماعي للمؤسسة من خلال تحديد الفاعلين الرئيسيين و أصحاب المصلحة و تقييم مصالح كل منها في سياق معين.

ومن خلال ما سبق حولنا تعريف إدارة أصحاب المصلحة: هي إدارة تركز على تحليل و فهم العلاقات بين أصحاب المصلحة الرئيسيين والثانويين في المشروع وتعمل على تحقيق توازن إيجابي يلبي مصالح طرفي أصحاب المصلحة في المشروع.

إدارة أصحاب المصلحة:

يبدأ تحديد أصحاب المصلحة في المرحلة الاولى للمشروع مرحلة تحديد و تصميم المشروع.

أثناء النزول الميداني وجمع البيانات وتحليلها و تحديد منطقة التدخل تبداء عملية إدارة أصحاب المصلحة. و في مرحلة إعداد المشروع تبدأ عملية توثيق أصحاب المصلحة. و عند التخطيط توضع خطة إدارة أصحاب المصلحة.

في مرحلة التنفيذ يتم إشراك أصحاب المصلحة و التواصل معهم. في مرحلة التقييم و المراقبة يتم مراقبة وتنفيذ خطة أصحاب المصلحة . عند الإغلاق يتم التأكد من التسليمات و تحقق منها كل هذه الأمور لها علاقة إدارة أصحاب المصلحة .

اولا: تحديد أصحاب المصلحة:

هي الخطوة الاولى في مرحلة تحديد و تصميم المشروع و هي عملية مستمرة لتحديد أصحاب المصلحة و يتم تقسيم أصحاب المصلحة

تقسيم اصحاب المصلحة الى :

1- المستخدمين

هم الأشخاص الذين يستفيدون مباشرة من منتجات أو خدمات المشروع مثل أفراد المجتمع بشكل عام.

2- الحوكمة

هم شخص او مجموعة من الناس ممن لديهم اهتمام بالتعرف على كيف تدار الأمور في المشروع مثل - مجلس إدارة المشروع ، المدققين ، المشرعين ، الممولين ، المنظمات المانحة.

3- مقدمي الخدمات

هم الأفراد الذين يشاركون بفاعلية في أعمال المشروع مثل - المدراء ، اعضاء الفريق ، المقاولين ، المنظمات المنفذة ، الموردين.

4- المؤثرين

هم الذين لديهم القدرة على تغيير اتجاة المشروع سلبا أو إيجابا مثل - المسؤولين الحكوميين ، وسائل الاعلام ، أصحاب المصالح التجارية ، قيادات المجتمع.

5- المعتمدين

و هم الراغبون في الحصول على شئ ما من المشروع غير المنتج النهائي او الخدمة المخطط لها مثل - افراد المجتمع ، اصحاب المصالح التجارية.

6- داعمي الاستدامة

هم المجموعات المسؤولة عن دعم المنتج بعد إكتمال المشروع مثل - الجهات الرسمية ، اللجان المجتمعية.

ثانيا: تحليل أصحاب المصلحة:

هي عملية استكشاف مصالح واهتمامات اصحاب المصلحة ما هي مكاسبهم و ما سيخسر ونة و توقعاتهم إيجابية كانت أو سلبية و ما هي الموارد التي سيلتزمون بها و أدوارهم المحتملة و قدرتهم على التأثير في المشروع هل مؤيدين او معوقين .

خريطة نفوذ أصحاب المصلحة

هي قوة و سلطة أصحاب المصلحة على صنع القرار في المشروع ومدى قدرتهم على التأثير على أصحاب مصلحة آخرين او على أنشطة المشروع ومدى تعاونهم في بناء العلاقات بين أصحاب المصلحة و من لدية القدرة والتعاون في التغيير لمعالجة أي مشاكل قد تحصل و إيجاد أسبابها الجذرية و حلها.

أدوات تحليل أصحاب المصلحة

1- مخططات ڤن ( VENN)

هي أداة تحليل وتوضيح طبيعة العلاقات بين مجموعات أصحاب المصلحة الرئيسيين و تستخدم كأداة تشاركية مع الفئات المستهدفة لتعريفهم هذه العلاقات. تحدد كل دائرة منهم أصحاب المصلحة في المشروع فكل ما كانت الدائرة أكبر كلما كان النفوذ قوي و المسافة بين الدوائر فالبعد يدل على التفاعل و علاقات العمل.

شكل 1: مخطط ڤن

2- مصفوفة تحليل أصحاب المصلحة

تستخدم مصفوفة تحليل أصحاب المصلحة لتحديد طريق إشراك أصحاب المصلحة من خلال النتائج المستخلصة من مخطط ڤن لتوضيح مزيد من المصالح و القدرات و الإجراءات المحتملة لأصحاب المصلحة في المشروع.

شكل 2: مصفوفة تحليل أصحاب المصلحة

الخصائص الأساسية لأصحاب المصلحة

كيفية تأثير المصالح

القدرة و التحفيز لإحداث التغيير

إجراءات المحتملة لحوار أصحاب المصلحة

الاسرة المنتجة :

20 أسرة من ذوي الدخل المحدود تعمل الاسرة على نطاق صغير ، مشروع الاسرة المنتجة في جمعية تعاونية ، انخراط النساء بفاعلية في الخياطة و التطريز و المشغولات اليدوية

-الحفاظ على مستوى معيشي جيد و تحسينة.

-تأثير الحرب على نوعية المنتج و قلة المبيعات.

-سوء الوضع الصحي للعائلات و خصوصا الاطفال و الامهات.

-جائحة فيروس كورونا كان له أثر أيضا

-الاهتمام بعض الشئ بإجراءات الدعم من بعض المانحين.

-نفوذ سياسي ضعيف نظرا لغياب الدولة

-دعم قدراتهم على الانتظام و الضغط و تنظيم أنفسهم.

-تحديد وتطوير مصادر دخل بديلة.

ثالثا: إشراك أصحاب المصلحة:

كل المشاريع تعتمد على شبكة من أصحاب المصلحة حتى على مستوى المشاريع الصغيرة و كل ما كانت المشاريع كبيرة تتوسع شبكة العلاقات و تتكون أصحاب المصلحة من :

الجماعات المحلية.

الوزارات الحكومية.

المانحين الداخليين والدوليين.

الموردين.

منظمات المجتمع المدني.

الجامعات و المعاهد .

و غيرها ….. الخ.

و من أهم التحديات التي تواجه إدارة أصحاب المصلحة هي في ضمان وضوح أدوار ومسؤوليات وتواصل الجهات الفاعلة في المشروع و تعمل مصفوفة راسي ماتركس RACI Matrix لإشراك أصحاب المصلحة على معالجة هذه التحديات و تتكون مصفوفة RACI من محورين :

محور أفقي يمثل الأدوار.

محور عمودي يمثل المهام و التسليمات.

شكل 3:RACI matrix إشراك أصحاب المصلحة

نوع المشاركة

المسؤول

المسأل/ عرضة للمحاسبة

المستشار

مطلع/ الواجب إبلاغه

مهمة المشروع

من الذي يقوم بإنجاز الأعمال المرتبطة بالمهمة

من الذي يوقع على التسليمات المرتبطة بالمهمة

من يلزم طلب مساهمته و بفاعلية و استشارته

من هو الواجب إبلاغه بالمستجدات عن طريق إحدى الطرق مثل : نسخ من التقارير ، البريد الالكتروني …. الخ

رابعا: التواصل مع أصحاب المصلحة:

في حال وضعت أدوار ومسؤوليات أصحاب المصلحة في المشروع فإن التحدي التالي الذي يواجه التنفيذ هي إدارة التواصل في المشروع مع هذه المجموعات و هناك أسئلة خاصة بالتواصل تشكل هذه الأسئلة خطة التواصل ( ما ، لماذا ، من ، كيف ، متى ) ..

و يشمل التواصل الفعال على التحديد الدقيق لاستراتيجية الاتصال المناسبة بما يتناسب مع حجم المشروع و تعقيدا في المشاريع الصغيرة لا نحتاج الى خطط كبيرة لتواصل و لكن في المشاريع الكبيرة لابد أن تكون هناك خطط تواصل متقنة .

شكل 4: خطة التواصل

ما التسليمات

من المعنيين

كيف الآلية

متى الوقت

من المسؤول

إجتماع البدء

متلقي الخدمة ، راعي المشروع و المدير ، راعي الموارد و مدير المشروع

اجتماع لمراجعة خطة المشروع والموافقة عليه

مرة واحدة في كل مرحلة

راعي المشروع و مدير المشروع

-تحديد وسيلة التواصل

يجب أن تكون وسيلة التواصل ملائمة و ان تلائم الآلية الوسيلة التي سيتم إختيارها و المعنيين و الوقت المناسب . و لكي نحصل وسيلة تواصل تلائم الآلية نستخدم الأسئلة التالية :

-ماهي الوسيلة او الآلية التي ستزيد من احتمال تلقي الرسالة فعلا و فهمها و التعامل بناء علية؟

-ما حجم المعلومات التي تتضمنها ومستوى التفاصيل؟

-ماهي الآلية المناسبة لنوع الرسالة؟

-ماهي الآلية التي قد يفضلها صاحب المصلحة؟

-ما مستوى التفاعل المطلوب ؟ هل بإتجاه أو باتجاهين؟

الخاتمة:

بعد أن تناولنا إدارة أصحاب المصلحة تبين لنا أن العلاقات التشاركية مع أصحاب المصلحة من قبل المشروع يشكل مدخلا مهما من مداخل نجاح و استمرارية المشروع و ان قدرة المشروع على تحقيق التوازن الأمثل بين المصالح المتضاربة وخلق حوار هادف بين جميع الأطراف يمثل تحقيقا لمبادئ الإنصاف والشفافية.

المراجع و الروابط

-إدارة أصحاب المصلحة ، دليل إدارة المشاريع التنموية PMDpro - ٢٠١٩.

www.mafaheem.ifo

-أ/حمزة رملي ، أ/ إسماعيل زحوط ، دور إدارة العلاقة مع أصحاب المصلحة في تفعيل أبعاد التنمية المستدامة في المؤسسة الاقتصادية ، دراسة ميدانية مجمع زاد فارم لصناعة الأدوية - قسنطينية.