بداية، ان اي مؤسسة او شركة سواء كانت كبيرة او صغيرة تتطلب في وقتنا الحالي نظام إلكتروني متكامل وشامل لحل عدة مشاكل يُعاني منها الموظفين بشكل عام ولتسهيل عملهم بالشكل الذي يتماشى مع المنظمة او المنظومة الاساسية .

بالطبع هناك عدة أمور يجب اخذها بعين الاعتبار قبل البدء في بناء النظام

للإجابة على عدة اسأله مطروحة في هذا السياق فإنه يجب علينا الانتباه لعدة أمور مهمة جداً وهي كالتالي:-

* إعداد المستندات المهمة والتي تحتوي على كامل الاحتياجات للمنظمة 

* توزيع المهام والاختصاصات قبل البدء في الاستخدام 

* التأكد من وجود كافة الموارد التي ستقوده الى النجاح في استخدام هذا النظام الجديد

* تهيئة الموظفين بأن هناك نظام إلكتروني جديد سوف يحول العمل التقليدي الى عمل إلكتروني منظم 

هناك سؤال مهم نريد ان نطرحه عليك مهندس مهند وهو بخصوص شعور المستخدمين بوجود شيء جديد ، هل يكون الامر مخيف فعلا؟

حقيقة اي شيء في حياتنا عندما يحصل فيه تجديد او تغير فأننا نبدأ بالشعور بالقلق أحياناً او الشعور بالتردد وأحياناً الهروب ، ولكن اذا كان هناك إدارة سليمة وقوية للمنظمة بالاضافة الى ادارة تقنية قوية متفهمة للأمور تعاملها جيد وقريبة من الموظفين فإن ذلك سيسهل لعملية جداً اي لا نشعر بما سيحدث وهو التغير واستخدام النظام بكل سلاسة وبمصير الوقت بكل بساطة.

ماهي الأمور التي يجب اخذها بعين الاعتبار بعد الانتهاء من بناء النظام؟

كبداية بناء النظام ، هناك أمور مهمة في النهاية ايضاً ... منها

* سرية وامن المعلومات ، ومعرفة أين تذهب البيانات وكيف تخزن 

* ضرورة معرفة كل مستخدم ومهامه ومراقبة المستخدمين بين كل فترة وفترة للتأكد من سلامة البيانات 

* الاحتفاظ بنسخ احتياطية بعدة طرق آمنة 

* ضرورة تنبيه المستخدمين بشأن سرية المعلومات وأمنها وعدم التعامل مع البيانات بإهمالها

* ضرورة تغير كلمة المرور ، جعل الدخول الى النظام اكثر صعوبة مع خلال تأمينه بعدة طرق 

* عدم السماح للمستخدم باستخدام النظام من خارج المنظمة الا بموافقة مسبقة ولا يتم استخدامه عن طريق اي شبكة إنترنت عامة ويجب ان تكون أمنه بالفعل.

وطبعاً هذه أهمها ولكن هناك المزيد يمكن الحديث عنها لاحقاً

نشكرك كل الشكر على وقتك معنا مهندس مهند ونأمل ان تشارك معنا في مقالات اخرى تخص نظم المعلومات ، شكراً جزيلا ً للسماح لنا بهذه المناقشة الجميلة والهامة والمفيدة.