السياق العام للموضوع:

يأتي هذا العمل ضمن المهمة الختامية الفردية للأسبوع السابع من المساق التدريبي " بناء العلاقة بين ومع أصحاب المصلحة" المنظم من طرف معهد الفضاء المدني، وفي هذا الاطار يسعى هذا المقال إلى نشر المعرفة المكتسبة من خلال المساق التدريبي، والذي سأتناول فيه موضوع إدارة أصحاب المصالح في المشاريع التنموية:

ويعتبر موضوع أصحاب المصالح من الموضوعات المهمة جدا في الفكر الاستراتيجي، حيث يمثل بيئة للعلاقات والتفاعلات التنظيمية المترابطة مع البيئة الخارجية و الداخلية لمنظمات المجتمع المدني الحاملة للمشاريع أو التي تتبنى الترافع حول قضايا مجتمعية معينة.

يبدأ تحديد من هم أصحاب المصلحة في المشاريع التنموية منذ مرحلة تصميم المشروع والنزول إلى الميدان، وكذا في مرحلة جمع البيانات وإعداد المشروع، ويتم وضع خطة أصحاب المصلحة في مرحلة التخطيط، بعدها يتم إشراكهم في مرحلة التنفيذ، تم تأتي عملية مراقبة تنفيذ خطة أصحاب المصلحة في مرحلة التقييم والمراقبة، وبدون التركيز ومراعاة تسلسل هذه المراحل منذ البداية غالبا ما يؤدي إلى نتائج غير مرغوبة فيها. و تتميز المشاريع التي تستغرق وقتا طويلا لتحديد وفهم أصحاب المصالح بـمجموعة من الخاصيات التي نجملها في ما يلي:

· فهم للأفراد والجماعات والمؤسسات التي ستتأثر بالمشروع.

· فهم أكثر استنارة للجهات التي يمكن أن تؤثر وتسهم في مرحلة التخطيط والتنفيذ للمشروع.

· التدخلات المناسبة للمشروع ومعالجة نزاعات المشروع.

تتخلص عملية إدارة أصحاب المصلحة في أربعة مراحل وهي كالتالي:

1- تحديد اصحاب المصلحة: يتم تقسيم أصحاب المصلحة حسب دليل PMD Pro الى فئات ستة رئيسية:

المستخدمين: هم الاشخاص الذين سيستفيدون مباشرة من منتجات وخدمات المشروع.

الحوكمة: تمثل الناس أو المجموعات ممن لديهم الاهتمام في التعرف على الكيفية التي يتم بها تسير المشروع.

مقدمي الخدمات: هم الأفراد الذين يشاركون بفاعلية في أعمال المشروع.

المؤثرين: هم الذين لديهم القدرة على تغيير اتجاه المشروع سلبا او إيجابا (الاعلام، قادة المجتمع، المسؤولين الحكوميين...)

المعتمدين: هم الذين يرغبون في الحصول على شيء ما من هذا المشروع، غير المنتوج النهائي أو الخدمة المخطط لها (الأشخاص الذين سيستفيدون من المصلحة غير المستهدفين)

داعمي الاستدامة: هم مجموعات مسؤولة عن دعم المنتوج بعد اكتمال المشروع.

يستحسن دراسة العلاقة بين هذه الفئات لإدراك متى يمكن أن تتقاطع فيما بينها، كما يمكن تقسيم الفئات الى أساسية و ثانوية، مع التركيز على أن العلاقة مع أصحاب المصالح تتغير مع مرور الوقت.

2- عملية تحليل أصحاب المصلحة: يعتمد نموذج PMB Pro على أداتين أساسيتين في عملية التحليل:

مخططات فن Venn Diagram: لتحليل وتوضيح طبيعة العلاقات بين مجموعات أصحاب المصلحة:

يتم استخدام مخططات فن كأداة تخطيط تشاركي مع الفئات المستهدفة لمساعدتهم في إعطاء لمحة لهذه العلاقة. يدل حجم الدائرة على القوة النسبية فكلما كان حجم الدائرة كبيرا كلما كانت القوة أوالنفوذ أكبر. و المسافة بين اصحاب المصلحة قد تبين مدى قوة أو ضعف علاقة العمل ودرجة التعاون والتفاعل.

مصفوفة تحليل أصحاب المصلحة: لتحديد سبل إشراكهم:

تستخدم هذه المصفوفة مخرجات مخطط فن VENN Diagram لمعرفة المزيد عن القدرات المحتملة لأصحاب المصلحة، ونفودهم، القدرات، و الإجراءات المحتملة لمعالجة مصالحهم. ويتم توضيح كل عنصر من هذه العناصر وفق الخطوات التالية :

· اصحاب المصلحة و الخصائص الاساسية.

· المصالح وكيفية تأثرها.

· القدرة و الحافز على احداث تغيير.

· الاجراءات المحتملة لمخاطبة أصحاب المصلحة.

3- عملية إشراك أصحاب المصلحة:

تعتمد كل المشاريع التنموية و القضايا الترافعية كيفما كان شكلها أو حجمها على شبكة من أصحاب المصالح، فكلما كانت المشاريع او القضايا أكبر كلما كانت شبكة أصحاب المصالح واسعة.(الجماعات المحلية، الوزارات الحكومية، المنظمات الغير حكومية، وغيرها...). يعتبر ضمان وضوح الادوار و المسؤوليات والتواصل مع أصحاب المصلحة، من إحدى التحديات في إدارة شبكة أصحاب المصالح.

تعالج مصفوفة RACI matrix المعتمدة من طرف منهجية PMD pro، هذا التحدي من خلال محورين أساسين كما هو مبين في الجدول الاتي:

· محور أفقي يتم فيه توضيح الأدوار الرئيسية:(المسؤول RESPONSIBLE- مسائل ACCOUNTABLE- مستشار CONSULTED- مطلع INFPRMED )

· محور عمودي خاص للمهام أو التسليمات.

4- عملية التواصل مع أصحاب المصلحة:

بعد تحديد أدوار ومسؤوليات أصحاب المصلحة في المشروع، يبقى التحدي الّذي يواجه التنفيذ هو إدارة التواصل في المشروع مع شبكة أصحاب المصالح و يفيد استعمال الاسئلة التالية؛ ما؟، لماذا؟، من؟، كيف ومتى؟، في إدارة خطة التواصل الملائمة للمشروع، وفق الخطوات التالية:

· التسليمات

· المعنيين

· الالية

· الوقت

· من المسؤول